PROCEDURA
ZGŁASZANIA PRZYPADKÓW NIEPRAWIDŁOWOŚCI,
PODEJMOWANIA DZIAŁAŃ NASTĘPCZYCH
ORAZ OCHRONY OSÓB DOKONUJĄCYCH ZGŁOSZEŃ
W BUSINESS SOLUTIONS W BEŁCHATOWIE
Na podstawie Dyrektywy PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO I RADY (UE) 2019/1937
z dnia 23 października 2019 r. oraz USTAWY z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów
w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa
§1
DEFINICJE
Przez użyte w procedurze określenia rozumie się:
- pracodawca (właściciel) – Firma Business Solutions Wojciech Karłowski;
- pełnomocnik ds. naruszeń prawa – pracownik odpowiedzialny za przyjmowanie zgłoszeń oraz prowadzenie działań następczych w zakresie nieprawidłowości;
- zespół ds. naruszeń prawa – zespół (komisja) odpowiedzialny za prowadzenie
postępowania dot. zgłoszenia nieprawidłowości (zgłoszenia sygnalizacyjnego),
powoływany doraźnie odrębnym zarządzeniem Właściciela firmy do kompleksowego
wyjaśnienia okoliczności opisanych w zgłoszeniu, działający wg zasad określonych dla
postępowania wyjaśniającego;
- procedura – niniejszy dokument dotyczący przyjmowania zgłoszeń, podejmowania
działań następczych oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń;
- anonim – zgłoszenie dokonane przez osobę, co do której nie jest możliwa identyfikacja tożsamości;
- działania odwetowe – bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie, związane z dokonanym zgłoszeniem nieprawidłowości, którego celem lub skutkiem jest pogorszenie sytuacji osoby dokonującej zgłoszenia;
- działania następcze – działania podjęte przez odbiorcę zgłoszenia w celu oceny
prawdziwości zarzutów zawartych w zgłoszeniu oraz w stosownych przypadkach, w celu zaradzenia naruszeniu będącemu przedmiotem zgłoszenia, w tym poprzez takie działania, jak dochodzenie wewnętrzne, postępowanie wyjaśniające, wniesienie oskarżenia, działania podejmowane w celu odzyskania środków lub zamknięcie procedury;
- informacje na temat naruszeń – dowody potwierdzające faktyczne naruszenia, jak
również uzasadnione podejrzenia co do potencjalnych naruszeń, których jeszcze nie popełniono;
- naruszenie prawa – działanie lub zaniechanie, które jest niezgodne z prawem;
- sygnalista (osoba dokonująca zgłoszenia) – osoba fizyczna lub prawna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informacje na temat naruszeń prawa.
- osoba pomagająca w dokonaniu zgłoszenia – osoba fizyczna lub prawna, która pomaga osobie dokonującej zgłoszenia w tej czynności i której pomoc nie powinna zostać ujawniona;
- osoba, której dotyczy zgłoszenie – osoba fizyczna lub prawna, która jest wskazana
w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia, zaniechania lub która jest z nim powiązana;
- zgłoszenie sygnalizacyjne – przekazanie informacji na temat naruszenia, co do którego doszło lub może dojść w organizacji, w której osoba zgłaszająca pracuje lub pracowała, lub w innej organizacji, z którą utrzymuje lub utrzymywała kontakt w kontekście wykonywanej pracy;
- zgłoszenie wewnętrzne – przekazanie informacji o naruszeniu prawa pracodawcy;
- zgłoszenie zewnętrzne – przekazanie informacji o naruszeniu prawa Rzecznikowi Praw Obywatelskich lub organowi publicznemu;
- ujawnienie publiczne – podanie informacji o naruszeniu prawa do wiadomości
publicznej;
- informacja zwrotna – przekazanie zgłaszającemu informacji na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań;
- postępowanie wyjaśniające – postępowanie prowadzone w związku ze złożonym zgłoszeniem;
- kanał zgłaszania – techniczne i organizacyjne rozwiązania umożliwiając dokonywanie
zgłoszenia
- rejestr – rejestr zgłoszeń sygnalizacyjnych zawierający informacje dotyczące zgłoszenia oraz przebiegu i rozstrzygnięcia postępowania w sprawie naruszenia prawa.
- domniemanie dobrej lub złej wiary – zgodnie z art. 7 k.c. jeżeli ustawa uzależnia skutki prawne od dobrej lub złej wiary, domniemanie to może być obalone i wówczas przyjmuje się złą wiarę.
- adres do kontaktu – podane przez zgłaszającego dane teleadresowe celem wysłania informacji.
- administrator danych osobowych – Business Solutions Wojciech Karłowski z siedzibą w Bełchatowie przy ul. Kaczyńskich 4.
§2
POSTANOWIENIA OGÓLNE
- Strategia działania Business Solutions w Bełchatowie oparta jest na odpowiedzialności, zapobieganiu powstawania nieprawidłowości zarówno wewnątrz organizacji, jak i wśród podmiotów współpracujących przy uwzględnieniu szeregu aspektów, w szczególności interesów pracowników oraz relacji z kontrahentami.
- Procedura jest elementem systemu kontroli zarządczej, jej podstawowym celem jest
zapobieganie nieprawidłowościom w Busienss Solutions w Bełchatowie.
- Business Solutions w Bełchatowie prowadzi swoją działalność w oparciu o bezwzględne poszanowanie przepisów prawa, dobrych praktyk oraz najwyższych standardów etycznych.
- Podstawowym celem Procedury jest utworzenie systemu informowania o nieprawidłowościach w Business Solutions w Bełchatowie poprzez stworzenie bezpiecznych kanałów zgłoszeniowych, zapobiegających podejmowaniu jakichkolwiek działań odwetowych wobec sygnalisty.
- Procedura określa w szczególności:
- osobę w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, lub podmiot zewnętrzny, upoważnione przez podmiot prawny do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych;
- sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych przez sygnalistę wraz z jego adresem korespondencyjnym lub adresem poczty elektronicznej, zwanymi dalej „adresem do kontaktu”;
- bezstronną wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, upoważnione do podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia wewnętrznego i dalszą komunikację z sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej; funkcję tę może pełnić wewnętrzna jednostka organizacyjna lub osoba;
- tryb postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonymi anonimowo;
- obowiązek potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie;
- obowiązek podjęcia, z zachowaniem należytej staranności, działań następczych przez osobę upoważnioną do podejmowania działań następczych.
- maksymalny termin na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej, nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego lub – w przypadku nieprzekazania potwierdzenia -3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną;
- zrozumiałe i łatwo dostępne informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organów publicznych oraz – w stosownych przypadkach – do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.
- zakres nieprawidłowości objętych procedurą,
- zasady zgłaszania nieprawidłowości przez osoby uprawnione do dokonania zgłoszenia,
- odpowiedzialność w procesie zarządzania nieprawidłowościami,
- proces rozpatrywania oraz zarządzania nieprawidłowościami,
- zasady zachowania poufności, w szczególności zasady zachowania w tajemnicy dokonanych zgłoszeń nieprawidłowości przez sygnalistów oraz tożsamości osób dokonujących zgłoszeń tj. ochrona danych osobowych.
§3
ZAKRES STOSOWANIA PROCEDURY
- Procedura i jej postanowienia mają zastosowanie do poniższych grup osób uprawnionych do dokonania zgłoszenia:
- pracownicy, pracownicy tymczasowi i współpracownicy oraz byli pracownicy i współpracownicy w Business Solutions w Bełchatowie;
- osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;
- przedsiębiorca;
- osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy;
- osoby działające w imieniu i na rzecz Business Solutions w Bełchatowie;
- wszelkie inne osoby w jakikolwiek sposób powiązane z Business Solutions w Bełchatowie w szczególności: osoby pomagające w dokonaniu zgłoszenia nieprawidłowości, praktykanci, stażyści lub kandydaci do zatrudnienia, jeśli informacje dotyczące nieprawidłowości pozyskali w trakcie procesu rekrutacji lub innych procesów poprzedzających nawiązanie stosunku pracy.
- Zgłoszenie nieprawidłowości może dotyczyć w szczególności:
- korupcji;
- zamówień publicznych;
- usług, produktów i rynków finansowych;
- przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
- bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
- bezpieczeństwa transportu;
- ochrony środowiska;
- ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
- bezpieczeństwa żywności i pasz;
- zdrowia i dobrostanu zwierząt;
- zdrowia publicznego;
- ochrony konsumentów;
- ochrony prywatności i danych osobowych;
- bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
- interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
- rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
- konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi
- Przez nieprawidłowości należy rozumieć posiadane przez osoby uprawnione do dokonania zgłoszenia informacje, w szczególności mogące świadczyć o:
- podejrzeniu przygotowania, usiłowania lub popełnienia czynu zabronionego przez Podmioty;
- niedopełnieniu obowiązków lub nadużyciu uprawnień;
- niezachowaniu należytej staranności wymaganej w danych okolicznościach i działaniach;
- nieprawidłowościach które mogłyby prowadzić do popełnienia czynu zabronionego lub wyrządzenia szkody,
- naruszeniu przepisów prawa powszechnie obowiązującego, na podstawie których działa Business Solutions w Bełchatowie;
§4
OSOBY ODPOWIEDZIALNE ZA ZARZĄDZANIE ZGŁOSZENIAMI
- Osobą odpowiedzialną za przyjmowanie i rozpatrywanie zgłoszeń nieprawidłowości w Business Solutions w Bełchatowie oraz sprawującą całościowy nadzór nad przyjmowaniem i rozpatrywaniem zgłoszeń nieprawidłowości będzie pracownik każdorazowo powoływany w sytuacji wpłynięcia zgłoszenia przez Właściciela firmy zwany roboczo: Pełnomocnikiem ds. naruszeń prawa oraz powoła drugą osobę w funkcji Członka zespołu ds. naruszeń prawa (Załącznik nr 3).
- Zgłoszenia nie mogą analizować osoby, co do których z treści zgłoszenia nieprawidłowości wynika, że mogą być w jakikolwiek sposób negatywnie zaangażowane w działanie lub zaniechanie, stanowiące nieprawidłowość.
- Osobą odpowiedzialną za przyjmowanie i rozpatrywanie zgłoszeń nieprawidłowości w Business Solutions w Bełchatowie jest odpowiedzialna również za prowadzenie rejestru zgłoszeń wewnętrznych (Załącznik nr 1).
§5
SYGNALISTA
- Zgodnie z zasadą dobrej wiary każda osoba uprawniona do dokonania zgłoszenia powinna zgłosić nieprawidłowość, jeśli istnieją po jej stronie uzasadnione podstawy, by sądzić, że przekazywane informacje są prawdziwe.
- W złej wierze pozostaje zgłaszający, który działa w celu sprzecznym z prawem lub
zasadami współżycia społecznego.
- Kto dokonuje zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, wiedząc, że do naruszenia prawa nie doszło, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.
- Decyzję o nadaniu statusu sygnalisty podejmuje osoba odpowiedzialna za obsługę zgłoszeń tj. pełnomocnik ds. naruszeń prawa.
- Zgłoszenia dokonane przez anonima nie będą rozpatrywane.
- Status sygnalisty może uzyskać każdy zgłaszający, chyba że wstępna analiza zgłoszenia daje podstawy do przyjęcia, iż zgłaszający w sposób oczywisty działał w złej wierze (domniemanie dobrej wiary).
- Jeśli zgłaszający nie dokonał zgłoszenia anonimowo, osoba odpowiedzialna za obsługę zgłoszeń potwierdza przyjęcie zgłoszenia w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania. W przypadku braku „adresu do kontaktu” potwierdzenie zgłoszenia nie zostanie wysłane, doręczone bądź przekazane zgłaszającemu.
- Maksymalny termin na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej, nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego lub – w przypadku nieprzekazania potwierdzenia, o którym mowa w pkt. 7 – 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną.
- Jeżeli w toku postępowania wyjaśniającego okaże się, że zgłaszający, który uprzednio
otrzymał status sygnalisty, działał w złej wierze, to zostaje on pozbawiony ochrony
przewidzianej dla sygnalisty.
§6
OCHRONA SYGNALISTY
- Wprowadza się bezwzględny zakaz podejmowania działań odwetowych wobec sygnalisty również w sytuacji, gdy zgłoszenie nieprawidłowości zostało zgłoszone w dobrej wierze, a przeprowadzone postępowanie wyjaśniające wykazało, że zgłoszona nieprawidłowość nie miała miejsca.
- Jeżeli praca była, jest lub ma być świadczona na podstawie stosunku pracy, wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe, polegające w szczególności na:
- odmowie nawiązania stosunku pracy;
- wypowiedzeniu lub rozwiązaniu bez wypowiedzenia stosunku pracy;
- niezawarciu umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, niezawarciu kolejnej umowy o pracę na czas określony lub niezawarciu umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w przypadku gdy sygnalista miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa;
- obniżeniu wysokości wynagrodzenia za pracę;
- wstrzymaniu awansu albo pominięciu przy awansowaniu;
- pominięciu przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżeniu wysokości tych świadczeń;
- przeniesieniu na niższe stanowisko pracy;
- zawieszeniu w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych;
- przekazaniu innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków sygnalisty;
- niekorzystnej zmianie miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy;
- negatywnej ocenie wyników pracy lub negatywnej opinii o pracy;
- nałożeniu lub zastosowaniu środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze;
- przymusie, zastraszaniu lub wykluczeniu;
- mobbingu;
- dyskryminacji;
- niekorzystnym lub niesprawiedliwym traktowaniu;
- wstrzymaniu udziału lub pominięciu przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe;
- nieuzasadnionym skierowaniu na badania lekarskie, w tym badania psychiatryczne, chyba że przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badania;
- działaniu zmierzającym do utrudnienia znalezienia w przyszłości pracy w danym sektorze lub w danej branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego;
- spowodowaniu straty finansowej, w tym gospodarczej, lub utraty dochodu;
- wyrządzeniu innej szkody niematerialnej, w tym naruszeniu dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia sygnalisty.
- Ochrona nie dotyczy sygnalisty, będącego jednocześnie sprawcą/ współsprawcą/
pomocnikiem nieprawidłowości.
§7
SZCZEGÓŁOWE ZASADY OCHRONY DANYCH SYGNALISTY
- W Procedurze przez sygnalistę, rozumie się osobę zgłaszającą nieprawidłowości w sprawach, w których nie jest stroną ani uczestnikiem, na rzecz stron lub uczestników tych postępowań.
- Sygnalistą jest każda osoba, która zgłasza nieprawidłowości i nie robi tego ze względu na swój własny interes prawny.
- Sygnalista nie jest świadkiem w postępowaniu, które zostanie zainicjowane na skutek jego zgłoszenia, nie jest też uczestnikiem ani stroną wszczętego postępowania.
- Sygnalista nie staje się stroną postępowania administracyjnego w rozumieniu przepisów art. 28 k.p.a., w sprawie toczącej się na skutek otrzymanego od niego zgłoszenia.
- Dane osobowe osoby, której nadano status sygnalisty, podlegają szczególnej ochronie danych osobowych w celu ograniczenia osobistego ryzyka osoby zgłaszającej nieprawidłowości, w tym negatywnych konsekwencji ze strony osób i podmiotów, do których odnosiło się zgłoszenie.
- Dane sygnalisty powinny pozostać poufne i nie mogą być ujawniane w toku postępowania stronom i uczestnikom tego postępowania, bez wyraźnego i jednoznacznego przyzwolenia ze strony sygnalisty.
- Osoba otrzymująca zgłoszenie, rejestruje wniosek jako odrębną sprawę, z sygnaturą odpowiednią dla zgłoszeń sygnalistów, aby zminimalizować ryzyko ujawnienia danych sygnalisty na dalszych etapach postępowania.
- Od sygnalisty nie żąda się dodatkowych danych osobowych, niż te, które zostały przez niego wskazane w przekazanym zgłoszeniu, nawet jeżeli nie pozwalają one na jednoznaczną identyfikację.
- Dane sygnalisty nie są ujawnianie w żadnym z dokumentów związanych z postępowaniem.
- Danych sygnalisty nie ujawnia się na wniosek stron lub uczestników postępowania.
- Danych sygnalisty nie zamieszcza się w rozdzielnikach dokumentów związanych z postępowaniem.
- Sygnalista jest informowany o przebiegu i wyniku postępowania, które zostało wszczęte na skutek jego zgłoszenia, w zakresie w jakim informacja stanowi informację publiczną w ramach sprawy zarejestrowanej w związku z przekazanym przez niego zgłoszeniem.
§8
ZGŁASZANIE NIEPRAWIDŁOWOŚCI
- Zgłoszenia nieprawidłowości mogą być przekazywane w następującej formie:
- za pomocą dedykowanej skrzynki mailowej – sygnalista@select-hr.pl;
- osobiście w siedzibie firmy tj.: przy ul. Kaczyńskich 4, 97-400 Bełchatów po wcześniejszym umówieniu się, termin umówionego spotkania nie może przekraczać 14 dni od dnia wyrażenia chęci dokonania zgłoszenia;
- pocztą na adres: Business Solutions Wojciech Karłowski, ul. Kaczyńskich 4, 97-400 Bełchatów;
2. Zgłoszenie nieprawidłowości powinno wskazywać jasne i wyczerpujące wyjaśnienie przedmiotu zgłoszenia i zawierać w szczególności:
- datę oraz miejsce zaistnienia nieprawidłowości lub datę i miejsce pozyskania informacji nieprawidłowości;
- opis konkretnej sytuacji lub okoliczności stwarzających możliwość wystąpienia nieprawidłowości;
- wskazanie podmiotu, którego dotyczy zgłoszenie nieprawidłowości;
- wskazanie ewentualnych świadków nieprawidłowości;
- wskazanie wszystkich dowodów i informacji, jakimi dysponuje zgłaszający, które mogą okazać się pomocne w procesie rozpatrywania nieprawidłowości;
- Zgłaszający zobowiązany jest do traktowania posiadanych przez niego informacji dotyczących podejrzenia nieprawidłowości jako tajemnicy i powstrzymania się od publicznych rozmów o zgłaszanych podejrzeniach nieprawidłowości, chyba że osoba ta jest zobowiązana do takiego działania przepisami prawa.
§9
INFORMACJE DOTYCZĄCE ZGŁOSZEŃ ZEWNĘTRZNYCH
- Zgłoszenie może w każdym przypadku nastąpić również do Rzecznika Praw Obywatelskich lub organu publicznego z pominięciem trybu przewidzianego w niniejszej Procedurze, w szczególności gdy:
- w terminie na przekazanie informacji zwrotnej ustalonym w Procedurze Pracodawca nie podejmie działań następczych lub nie przekaże informacji zwrotnej;
- sygnalista ma uzasadnione podstawy, by sądzić, że naruszenie prawa może stanowić bezpośrednie lub oczywiste zagrożenie dla interesu publicznego, w szczególności istnieje ryzyko nieodwracalnej szkody;
- dokonanie zgłoszenia wewnętrznego narazi go na działania odwetowe;
- w przypadku dokonania zgłoszenia wewnętrznego istnieje niewielkie prawdopodobieństwo skutecznego przeciwdziałania naruszeniu prawa przez Pracodawcę z uwagi na szczególne okoliczności sprawy, takie jak możliwość ukrycia lub zniszczenia dowodów lub możliwość istnienia zmowy między pracodawcą, a sprawcą naruszenia prawa lub udziału pracodawcy w naruszeniu prawa.
- Zgłoszenie dokonane do Rzecznika Praw Obywatelskich lub organu publicznego z pominięciem zgłoszenia wewnętrznego nie skutkuje pozbawieniem sygnalisty ochrony gwarantowanej przepisami ustawy o ochronie sygnalistów.
§10
ZGŁOSZENIA ANONIMOWE
1. Zgłoszenia anonimowe nie będą rozpatrywane.
§11
FAŁSZYWE ZGŁOSZENIE
- Zgłoszenie nieprawidłowości może być dokonane wyłącznie w dobrej wierze.
- Zakazuje się świadomego składania fałszywych zgłoszeń nieprawidłowości.
- W przypadku ustalenia w wyniku wstępnej analizy zgłoszenia albo w toku postępowania wyjaśniającego, iż w zgłoszeniu nieprawidłowości świadomie podano nieprawdę lub zatajono prawdę, zgłaszający będący pracownikiem, może zostać pociągnięty do odpowiedzialności porządkowej określonej w przepisach Kodeksu Pracy. Zachowanie takie może być również zakwalifikowane jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych i jako takie skutkować rozwiązaniem umowy o pracę bez wypowiedzenia.
- W przypadku zgłaszającego, świadczącego na rzecz Business Solutions Wojciech Karłowski, ul. Kaczyńskich 4, 97-400 Bełchatów usługi na podstawie umowy cywilnoprawnej, ustalenie dokonania fałszywego zgłoszenia nieprawidłowości skutkować może rozwiązaniem tejże umowy i definitywnym zakończeniem współpracy pomiędzy stronami.
- Niezależnie od skutków wskazanych powyżej, zgłaszający świadomie dokonujący fałszywego zgłoszenia nieprawidłowości może zostać pociągnięty do odpowiedzialności odszkodowawczej, w przypadku wystąpienia szkody po stronie Business Solutions Wojciech Karłowski, ul. Kaczyńskich 4 związanej z fałszywym zgłoszeniem.
§12
POSTĘPOWANIE WYJAŚNIAJĄCE
- Dostęp do kanałów zgłaszania nieprawidłowości posiadają tylko osoby odpowiedzialne za zgłoszenie.
- Po wpłynięciu zgłoszenia nieprawidłowości, osoba odpowiedzialna za obsługę zgłoszeń, niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni roboczych od dnia wpływu:
- wydaje potwierdzenie zgłoszenia nieprawidłowości na formularzu, którego wzór określono w Załączniku Nr 2 do niniejszej Procedury (możliwe tylko w przypadku zgłoszenia nie anonimowego),
- dokonuje wstępnej analizy zgłoszenia,
- nadaje lub nie nadaje osobie zgłaszającej statusu sygnalisty.
- odnotowuje wpis w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych tj. Załącznik nr 1.
- Jeżeli zgłoszenie nadaje się do rozpoznania, osoba odpowiedzialna za obsługę zgłoszeń wszczyna postępowanie wyjaśniające, które toczy się przed Zespołem ds. naruszeń prawa, na zasadach określonych w niniejszej Procedurze.
- Nadzór nad postępowaniem wyjaśniającym prowadzonym przez Zespół ds. naruszeń
prawa sprawuje osoba odpowiedzialna za obsługę zgłoszeń tj. Pełnomocnik ds. naruszeń prawa.
- Przekroczenie terminu wskazanego powyżej uzasadnione jest wyłącznie w razie konieczności podjęcia dodatkowych czynności w ramach wstępnej analizy zgłoszenia (np. konieczność uzupełnienia zgłoszenia, zgromadzenie dodatkowych dowodów).
Wstępna analiza zgłoszenia nie może trwać dłużej niż 14 dni.
- Rozpatrzenie zgłoszenia nieprawidłowości następuje bez zbędnej zwłoki, w okresie nie dłuższym niż 3 miesiące od daty wszczęcia postępowania wyjaśniającego, pod warunkiem możliwości zebrania w tym czasie przez podmiot rozpatrujący niezbędnych dokumentów i dowodów.
- Z przeprowadzonego postępowania wyjaśniającego Zespół ds. naruszeń prawa sporządza raport, który obejmuje także rekomendacje Zespołu w zakresie załatwienia sprawy i przedstawia go Właścicielowi firmy.
- Osoba odpowiedzialna za obsługę zgłoszeń ma obowiązek poinformować sygnalistę sposobie załatwienia sprawy w terminie 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia.
§13
ZESPÓŁ DS. NARUSZEŃ PRAWA
- Postępowanie wyjaśniające prowadzone jest przez Zespół ds. naruszeń prawa w składzie przynajmniej 2-osobowym, zapewniający niezależność, obiektywizm i kompetencje.
- Członkowie Zespołu ds. naruszeń prawa powoływani są i prowadzą postępowanie na podstawie doraźnie wydanego na piśmie zarządzenia przez Właściciela firmy Business Solutions Wojciecha Karłowskiego mieszczącej się przy ul. Kaczyńskich 4, 97-400 Bełchatów.
- Skład Zespołu prowadzącego postępowanie proponuje Właściciel firmy. W razie potrzeby do składu Zespołu można powołać osoby nie będące pracownikami jednostki.
- Do wykonania określonych czynności specjalistycznych w trakcie postępowania
Właściciel firmy może dodatkowo powołać ekspertów będących lub nie będących pracownikami jednostki.
- Członkiem Zespołu ani ekspertem nie może być:
- sygnalista, który przekazał zgłoszenie, będące przedmiotem wyjaśnienia;
- osoba, której dotyczy zgłoszenie;
- osoba będąca bezpośrednim podwładnym lub przełożonym osoby, której dotyczy zgłoszenie;
- osoba bliska w stosunku do osoby, której dotyczy zgłoszenie (w rozumieniu przepisów kodeksu karnego);
- osoba wykonująca czynności lub załatwiająca sprawy, których prawidłowość będzie przedmiotem badania;
- osoba, której udział w postępowaniu wzbudzałby uzasadnione wątpliwości co do jej bezstronności z innych przyczyn.
- W trakcie prowadzenia postępowania wyjaśniającego członkowie Zespołu mają prawo:
- dostępu do dokumentów i danych jednostki;
- uzyskiwania przetworzonych i nieprzetworzonych informacji od pracowników poszczególnych komórek organizacyjnych;
- uzyskiwania ustnych i pisemnych wyjaśnień od pracowników i zleceniobiorców jednostki;
- dostępu do pomieszczeń jednostki w celu dokonania wizji lokalnej lub zabezpieczenia dowodów;
- korzystania z danych osobowych;
- konsultowania, w niezbędnym zakresie, uzyskanych informacji i danych z sygnalistą.
- Z ustaleń poczynionych podczas postępowania wyjaśniającego Zespół sporządza raport i przedkłada go Właścicielowi Firmy.
- Raport z postępowania wyjaśniającego zawiera opis ustalonego stanu faktycznego, w tym ustalone nieprawidłowości i ich przyczyny, zakres i skutki oraz osoby za nie odpowiedzialne.
§14
ZAKOŃCZENIE POSTĘPOWANIA
- Do raportu z postępowania wyjaśniającego Pełnomocnik załącza propozycje dalszych
działań. W zależności od ustaleń działania te mogą obejmować czynności przeciwko
osobom winnym naruszeń, działania zapobiegające naruszeniom oraz wzmacniające
system kontroli wewnętrznej w jednostce.
- Środki takie mogą obejmować w szczególności:
- zamknięcie procedury bez podejmowania dalszych działań (w przypadku niepotwierdzenia się naruszeń prawa);
- przeprowadzenie rozmowy, zwrócenie uwagi pracownikowi;
- upomnienie pracownika, pozbawienie premii itp.
- zmiany lub rotacje na stanowiskach;
- zmiany w wewnętrznych procedurach;
- podjęcie działań cywilnoprawnych, dotyczących, np. zawartych umów, naprawienia szkody, wypłacenia odszkodowania;
- złożenie wniosku o wszczęcie postępowania dyscyplinarnego;
- złożenie wniosku o wszczęcie postępowania w sprawie naruszenia dyscypliny
finansów publicznych;
złożenie zawiadomienia o uzasadnionym podejrzeniu popełnienia przestępstwa (w przypadku zgromadzenia dowodów);
- poinformowanie właściwych służb (w przypadku zgromadzenia poszlak).
- Właściciel firmy określa dalsze działania i osoby odpowiedzialne za ich realizację.
- Pełnomocnik monitoruje realizację tych działań oraz udziela pomocy osobom za nie
odpowiedzialnym. Pełnomocnik informuje sygnalistę o poczynionych ustaleniach oraz o zatwierdzonych środkach niezwłocznie po zatwierdzeniu wniosków przez Właściciela firmy, nie później niż 3 miesiące od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia.
- Poczynione ustalenia, zatwierdzone środki oraz ich realizacja są rejestrowane w Rejestrze zgłoszeń.
§15
REJESTR ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH
1. W Rejestrze zgłoszeń wewnętrznych rejestruje się każde zgłoszenie nieprawidłowości, niezależnie od dalszego przebiegu postępowania wyjaśniającego.
2. Za prowadzenie Rejestru nieprawidłowości w Business Solutions odpowiada osoba odpowiedzialna za przyjmowanie i rozpatrywanie zgłoszeń tj. Pełnomocnik ds. naruszeń prawa.
- Rejestr zgłoszeń wewnętrznych zawiera w szczególności:
- numer zgłoszenia;
- przedmiot naruszenia prawa, wszystkie szczegółowe informacje posiadane na temat naruszenia prawa;
- dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób;
- adres do kontaktu sygnalisty;
- datę dokonania zgłoszenia;
- informację o podjętych działaniach następczych;
- datę zakończenia sprawy.
- przebieg analizy i rozpatrzenia zgłoszenia nieprawidłowości,
- osoby i organy biorące udział w procesie analizy i rozpatrzenia zgłoszenia ,
- wszelkie decyzje i eskalacje (jeżeli występują).
- Wzór Rejestru zgłoszeń wewnętrznych stanowi załącznik Nr 1 do niniejszej Procedury.
- Poza prowadzeniem Rejestru, osoba odpowiedzialna za obsługę zgłoszeń, przy zachowaniu zasad poufności, jest zobowiązana do przechowywania wszelkich dowodów, dokumentów i informacji zebranych w toku analizy oraz informacji dotyczących rozpatrzenia zgłoszenia przez okres 3 lat od czasu zakończenia postępowania wyjaśniającego.
§16
POSTANOWIENIA KOŃCOWE
Zmiany niniejszej Procedury dokonywane są w trybie zarządzenia Właściciela firmy Business Solutions Wojciech Karłowski.
Załączniki do niniejszej Procedury:
1) Załącznik nr 1 – Rejestr zgłoszeń wewnętrznych.
2) Załącznik nr 2 – Potwierdzenie zgłoszenia naruszeń prawa.
3) Załącznik nr 3 – Powołanie Pełnomocnika ds. naruszeń prawa oraz Członka zespołu ds. naruszeń prawa.
4) Załącznik nr 4 – Formularz przyjęcia zgłoszenia ustnego.
Procedura zatwierdzona przez Właściciela firmy wchodzi w życie dnia 25.09.2024r.